7 Preguntas que hacerse antes de cambiar el Software de su empresa

Viene pasando de un tiempo a esta parte. Su equipo se ha estado quejando de que no puede hacer su trabajo de forma apropiada. Les cuesta mucho completar algunas tareas, no tienen acceso a la información adecuada y no saben lo que los demás están haciendo en la empresa. Los directores de departamento no tienen los informes necesarios para tomar decisiones críticas que podrían impulsar el negocio. Las cosas, parecen estar atascadas y es necesario hacer cambios para que la empresa avance. Afortunadamente, quizá haya estado considerando tus opciones y sabes que para resolver muchos de esos problemas, debería cambiar de software.

Ha ido a la mesa de dirección y has explicado los problemas, antes de que los jefes le den su aprobación. La tarea que se presenta por delante es encontrar el sistema adecuado que resolverá las incidencias y además, hará su negocio más eficiente.

Esta es probablemente una de las decisiones e inversiones más importantes a las que una empresa debe enfrentarse, así que necesita asegurar el alcance del proyecto e investigar las opciones para asegurarse de que selecciona el sistema idóneo.

¿Por donde empezar?

A continuación, ofrecemos 7 cosas que debe considerar y preguntarse para elegir un sistema ERP. La lista no está ordenada por prioridades, sino que tiene todos los pasos que debes dar durante el proceso.

Controle las incidencias críticas de negocio que quieres resolver

Debe tener una visión clara de los problemas y retos a los que se enfrenta la empresa desde el punto de vista del software. Debe haber una razón válida para implantar, migrar o cambiar de ERP, y la elección debe basarse en la certeza de que va a encajar en su negocio. No sólo en que tenga buena pinta. Muchas empresas se han animado a cambiar de software ERP sin pensar demasiado en sus capacidades y en lo que puede hacer específicamente por ellos. Como resultado, pronto sienten los efectos de una inversión demasiado pesada.

Cree una lista de requerimientos antes de buscar soluciones

Recoja las opiniones y el feedback de su gente, quienes están usando el sistema (o sistemas) de forma diaria. Debe comprender sus problemas y las herramientas que necesitan para ser más eficientes, productivos y en última instancia, ayudar a la empresa a ser más rentable. Esto le dará un buen número de características para la nueva solución.

Piense en la funcionalidad que necesita

Reflexione sobre qué funcionalidad echa en falta ahora y cuál cree que necesitará en el futuro para resolver los retos a los que te enfrentes. Eche un ojo a tus procesos actuales, comprenda las deficiencias de cada departamento y cómo necesitan comunicarse con otros elementos del negocio. Entonces, piense cómo estos procesos pueden ser automatizados para impulsar el negocio.

Piense en el futuro

Quiere que su software sea duradero. Cuando compra un ERP, las decisiones se toman fundamentalmente en las necesidades actuales, pero poca veces se considera dónde estará la empresa en el futuro. Así que intenta tener un conocimiento más claro de los planes de futuro y las ambiciones de la organización, de modo que pueda incorporarlas en su estudio de soluciones.

Tenga en cuenta el presupuesto disponible

Es importante saber con qué presupuesto trabaja, ya que le ayudará a filtrar los ERP más apropiados para tus requerimientos y restricciones financieras. De todos modos, no deje que el presupuesto sea una barrera y le ate a una solución por debajo de lo necesario, incapaz de cubrir sus necesidades adecuadamente. Si tiene que pagar un poco más por el sistema adecuado, seguramente sea una inversión que merece la pena y que dará sus frutos en el futuro.

Comprenda que los usuarios cuentan

Decidir la funcionalidad que requiere la empresa es tu tarea, pero debe decidir también quién va a usar el sistema y qué áreas se verán afectadas. Así que es importante comprender lo que necesitan los usuarios y sus funciones, ya que van a tener un impacto directo en el coste del sistema ERP.

Decida cómo quiere informar

Una de las consideraciones más relevantes es decidir qué clase de información se va a necesitar y cómo se quieren presentar los informes. Si el nuevo ERP no tiene la funcionalidad de reporting requerida, ni siquiera es necesario tenerlo en consideración.

Estos 7 pasos deben ser una parte del proceso de toma de decisiones para cambiar de software. De todos modos, no son sólo preguntas que deba hacerse a si mismo. Serán dictadas por las necesidades específicas de su compañía y el sector en el que opera.