Cualquier empresa debe de conocer con certeza las existencias que tiene en sus depósitos, pero estas no siempre coinciden con las cantidades que reflejan los sistemas de información contable de la empresa, sin embargo es necesario saber con exactitud la cantidad de existencias que hay en los almacenes y su valoración para reflejar dicha información en el balance de situación de la empresa.

Por lo tanto, para conocer con certeza las existencias que hay en los depósitos, será necesario contratar un servicio de toma de inventario físico para verificar que estas coinciden con las que se reflejan en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.

Si encontramos diferencia entre el stock teórico (lo que nos dice la contabilidad que debe haber) y el stock real (lo que se cuenta en el almacén) tendremos “diferencias de inventario“, que deberemos analizar.

Causas por las que se producen diferencias de inventarios

1. Una de las causas por las que se producen diferencias de inventario es por hurto, de tal manera que los sistemas de información contable de la empresa reflejaran unas existencias inexistentes que será necesario ajustar. Para evitar este tipo de hurtos, es necesario establecer sistemas de seguridad que eviten o minimicen los robos. Además es aconsejable la toma de inventarios periódicos que sirvan para evaluar periódicamente las perdidas que reflejan los depósitos de la empresa.

2. Productos que salen de los almacenes sin producirse la correspondiente salida por factura o ticket. Esto puede ser debido a fraude cometido en colaboración con personas ajenas a la organización o por simple error administrativo. La fijación de precios no redondos que generen devoluciones de cambio dificulta este tipo de hurto, al ser más difícil retirar de la caja importes que supongan la retirada de la caja de diferentes tipos de monedas o billetes.

3. Hurto de personas ajenas a la organización, en depósitos cerrados al público es más improbable que se produzca este tipo de hurto, pero en determinadas organizaciones los productos están al alcance del público y este tipo de hurto es relativamente frecuente.

4. También pueden producirse diferencias de inventario por la entrada de mercancías en el depósito cuya zona de entrega se encuentra pendiente de registrar, por lo que antes de realizar el inventario deben de estar registrados todos los espacios de entrada de mercancía.

5. Otra diferencia puede ser debida a simples errores administrativos de registros de las cantidades de entrada y salida de las mercancías.

6. Las confusiones como dar entrada a unos productos en lugar de otros, o dar salida a un producto con la referencia de otro, puede ser otra causa de diferencias, que aunque si bien, no implican la salida de los depósitos de dichas existencias sin registro, pueden suponer un quebranto para la empresa si hay diferencias de precios entre los productos.

7. Y por último, tirar productos en mal estado o caducados, sin dar la correspondiente baja puede suponer otra causa de diferencias de inventario.